Comptabilité et finance

Le chapitre 12 traite du cycle opérationnel de facturation. Celui-ci couvre la tenue comptable : plan de comptes, écritures, rapprochement bancaire, analytique, clôture et états financiers.

Configurer le plan comptable

Localisation

Le plan comptable est installé automatiquement par la localisation fiscale retenue à la mise en service (voir la section 5.5). Pour la France, il s'agit du Plan Comptable Général.

Adapter les comptes

1. Ouvrir Comptabilité › Configuration › Comptabilité › Plan comptable.
2. Créer ou modifier les comptes nécessaires à votre activité.
3. Pour chaque compte, vérifier le type, la devise éventuelle, les taxes associées par défaut et l'autorisation de lettrage.

Saisir des écritures

Types d'écritures

• Écritures de vente, générées par les factures clients.
• Écritures d'achat, générées par les factures fournisseurs.
• Écritures de banque et de caisse, issues des paiements et des relevés.
• Écritures diverses, saisies manuellement : provisions, régularisations, salaires, amortissements.

Saisir une écriture manuelle

1. Ouvrir Comptabilité › Comptabilité › Transactions › Pièces comptables.
2. Cliquer sur Nouveau.
3. Vérifier le Journal : Opérations diverses est proposé par défaut.
4. Contrôler la Date comptable et renseigner une Référence explicite.
5. Dans l'onglet Écritures comptables, cliquer sur Ajouter une ligne et renseigner pour chacune le Compte, le Libellé, puis le montant en Débit ou en Crédit.
6. Renseigner le Partenaire sur les lignes de comptes de tiers : sans lui, la ligne n'apparaîtra pas dans le grand livre partenaires et ne pourra pas être lettrée.
7. Vérifier que le total des débits égale celui des crédits.
8. Cliquer sur Comptabiliser.

Corriger une écriture comptabilisée

La correction passe par une contre-passation : plutôt que de modifier la pièce fautive, on enregistre une écriture inverse qui l'annule, puis on saisit la bonne. Les deux restent visibles, et le chemin qui a mené à la correction se lit dans les comptes.

1. Ouvrir la pièce concernée.
2. Cliquer sur Écriture d'extourne.
3. Renseigner la date de la contre-passation. Le champ Motif affiché sur l'avoir n'apparaît que sur une facture, pas sur une écriture diverse.
4. Valider : une écriture inverse est générée, rapprochée de l'originale.
5. Saisir ensuite l'écriture correcte.

Rapprocher la banque

Le rapprochement bancaire consiste à faire correspondre chaque ligne du relevé de banque avec la pièce comptable qui lui correspond : une facture réglée, un paiement fournisseur, des frais bancaires. C'est le travail comptable le plus répétitif, et celui qui se prête le mieux à l'automatisation.

Tant qu'une transaction n'est pas rapprochée, la facture qu'elle règle reste en paiement et non payée : le rapprochement est ce qui clôt le cycle.

Alimenter le relevé

Trois voies mènent les transactions bancaires dans Odoo.

Voie	Ce qu'elle suppose
Synchronisation bancaire	Odoo se connecte à la banque et récupère les transactions chaque jour, sans intervention. Relève de l'édition Enterprise et d'un abonnement au service de connexion.
Import de fichier	Le relevé est téléchargé depuis la banque puis chargé dans Odoo, aux formats courants : CSV, OFX, QIF, CAMT. Gratuit, mais à refaire à chaque période.
Saisie manuelle	Les lignes sont saisies à la main. Réservé aux volumes très faibles ou aux comptes peu mouvementés.

1. Ouvrir le tableau de bord de la Comptabilité et repérer la vignette du journal de banque.
2. Ouvrir le menu à trois points de la vignette et, dans la colonne Nouveau, cliquer sur Importer un fichier ; ou saisir les lignes directement.

Rapprocher

1. Ouvrir le tableau de bord de la Comptabilité et repérer la vignette du journal de banque.
2. Cliquer sur le bouton qui annonce le nombre de transactions à réconcilier.

L'écran de Réconciliation bancaire liste les transactions non traitées, avec le Solde actuel du compte en tête. Chaque ligne porte les boutons qui correspondent à sa situation.

Bouton	Ce qu'il fait
Lettrer	Rapproche la transaction de la pièce proposée. Le chiffre qui l'accompagne indique le nombre de pièces retenues par Odoo : un appariement sûr en propose une seule.
Client / Fournisseur	Affecte la transaction au compte de tiers correspondant, sans désigner de pièce précise. À employer pour un acompte reçu ou un règlement qui ne solde encore rien.
Partenaire	Renseigne le tiers lorsque Odoo ne l'a pas reconnu, ce qui fait apparaître les pièces susceptibles de correspondre.
Compte	Impute directement la transaction à un compte, sans contrepartie de tiers. C'est la voie des frais bancaires, agios et commissions.

Le menu à trois points de chaque ligne donne accès aux actions moins courantes : les modèles de rapprochement, Gérer modèles et Supprimer transaction. Pour mettre une transaction de côté sans la traiter, l'ouvrir et cliquer sur À vérifier ; le bouton Révisé lève ce marquage.

Automatiser avec les modèles de rapprochement

Un modèle de rapprochement décrit une transaction récurrente et l'écriture à passer : les frais bancaires mensuels, un loyer prélevé, un abonnement. Une fois la règle posée, Odoo la reconnaît et propose (ou passe) l'écriture tout seul.

1. Depuis le menu à trois points de la vignette du journal de banque, section Lettrage, cliquer sur Modèles. Depuis l'écran de rapprochement, l'entrée équivalente s'appelle Gérer modèles.
2. Créer un modèle et le nommer.
3. Définir les conditions de reconnaissance : - les Journaux auxquels la règle s'applique ; - le Libellé : Contient, Ne contient pas ou une expression régulière, avec le Paramètre du libellé à rechercher dans l'intitulé de la transaction ; - le montant, avec Inférieur ou égal à, Est supérieur ou égal à ou Se situe entre ; - les Partenaires concernés, s'il y a lieu.
4. Définir la contrepartie : le compte à mouvementer, le libellé de l'écriture, les taxes éventuelles, et la répartition du montant : Fixe, Pourcentage du solde, Pourcentage des lignes de relevé ou Depuis le libellé.
5. Choisir le mode de déclenchement.

Déclenchement	Comportement
Manuel	Le modèle est proposé à l'écran de rapprochement lorsque la transaction correspond. Le comptable valide.
Automatisée	L'écriture est passée sans intervention dès que la transaction correspond aux conditions.

Lettrer les acomptes

Le règlement d'un acompte transite par un compte de tiers dédié aux avances reçues. Pour solder la situation d'un client ayant versé un acompte puis payé le solde :

1. Ouvrir Comptabilité › Comptabilité › Clôture › Lettrer.
2. Se placer sur le compte d'avances et acomptes reçus, dans le groupe du client.
3. Sélectionner la ligne de la facture d'acompte et la ligne de déduction portée par la facture finale : les deux sont sur ce même compte et s'annulent.
4. Cliquer sur Lettrer.

Comptabilité analytique

Créer les axes d'analyse

1. Ouvrir Comptabilité › Configuration › Comptabilité analytique › Dimensions analytiques.
2. Créer un plan par dimension d'analyse : chantier, département, véhicule, activité.
3. Dans chaque plan, créer les comptes analytiques correspondants.

Ventiler

La distribution analytique se renseigne sur les lignes de facture, sur les écritures manuelles et sur les feuilles de temps. Des modèles de distribution permettent d'appliquer automatiquement une répartition selon des critères : compte comptable, partenaire, produit.

Analyser

Ouvrir Comptabilité › Analyse › Gestion › Rapport analytique pour consulter les charges et les produits par axe, et mesurer la rentabilité par chantier ou par activité.

Gérer les périodes

Exercice fiscal

1. Ouvrir Comptabilité › Configuration › Paramètres.
2. Dans la section Exercice fiscal, renseigner le Dernier jour : mois et quantième de fin d'exercice.
3. Enregistrer.

Verrouiller les périodes

Le verrouillage interdit d'enregistrer une écriture à une date antérieure à celle qui est fixée. Cinq verrous coexistent, chacun avec sa portée.

Verrou	Portée
Verrou des ventes	Les écritures issues des journaux de vente.
Verrou des achats	Les écritures issues des journaux d'achat.
Verrou déclaration TVA	Toute écriture comportant des taxes. C'est le verrou à poser après le dépôt d'une déclaration, pour qu'aucune écriture ne vienne modifier une période déjà déclarée.
Tout verrouiller	Toutes les écritures, quel que soit le journal.
Verrou définitif	Toutes les écritures également, mais sans exception possible et sans retour en arrière.

1. Ouvrir Comptabilité › Comptabilité › Clôture › Dates de verrouillage….
2. Renseigner les dates voulues.
3. Enregistrer.

Déclarations fiscales

Déclaration de TVA

1. Ouvrir Comptabilité › Comptabilité › Clôture › Déclarations fiscales.
2. Sélectionner la période.
3. Vérifier les bases et les montants : TVA collectée sur les ventes, TVA déductible sur les achats, solde à payer ou crédit.
4. Contrôler les points d'attention signalés par le rapport.
5. Générer l'écriture de clôture de TVA.
6. Transmettre la déclaration, par téléprocédure lorsque la fonction est disponible.

Poser le verrou fiscal

Après dépôt de la déclaration, renseigner la date de verrouillage de la TVA à la fin de la période déclarée. Toute écriture ultérieure affectant cette période est alors refusée, ce qui garantit la concordance entre la comptabilité et la déclaration déposée.

États financiers

Les états financiers relèvent de l'édition Enterprise, où ils sont disponibles dès l'installation de Facturation. Ils n'existent pas en Community. Ils sont accessibles depuis le menu Analyse de la Comptabilité, classés par famille.

Famille	État	Contenu
Bilan	La situation patrimoniale à une date donnée : ce que l'entreprise possède et ce qu'elle doit.	Compte de résultat
Les produits et les charges sur une période, et le résultat qui en découle.	Flux de trésorerie	L'origine et l'emploi de la trésorerie sur la période.
Balance comptable	Les soldes débiteurs et créditeurs de tous les comptes. C'est l'état de contrôle : il doit être équilibré.	Grand livre général
Le détail des mouvements, compte par compte.	Grand livre partenaires	Le détail des mouvements par tiers.
Échéancier clients	Les créances classées par ancienneté de retard.	Échéancier fournisseurs
Les dettes classées de la même façon.

Lire un état

Tous les états partagent la même barre d'outils, qui commande ce qu'ils montrent.

Réglage	Ce qu'il commande
Période	L'exercice ou l'intervalle retenu. C'est le premier filtre à poser.
Comparaison	Ajoute une colonne pour la Période précédente ou pour une période choisie, et une colonne d'écart en pourcentage.
Tous les journaux	Restreint l'état à certains journaux, utile pour isoler une activité tenue dans un journal distinct.
Pièces comptabilisées	Ce bouton porte l'état courant pour intitulé : Pièces comptabilisées, ou Avec des écritures en brouillon si les brouillons sont inclus. L'entrée Écritures brouillon de son menu bascule entre les deux. Les états officiels se lisent sur les comptabilisées.
Rapport	Choisit la variante de présentation. La localisation française en installe une conforme au plan comptable général.
Budget	Confronte le réalisé aux prévisions, lorsque des budgets sont définis.

Les boutons PDF et XLSX, à gauche, exportent l'état tel qu'il est affiché : comparaison et filtres compris.

Rapport annuel

Odoo permet de constituer le rapport annuel de l'entreprise à partir de modèles préconfigurés, en rassemblant les états financiers et les commentaires de gestion dans un document unique.

1. Ouvrir Comptabilité › Révision › Audit › Rapport annuel.
2. Cliquer sur Nouveau.
3. Dans la fenêtre de création, renseigner le titre et sélectionner le modèle et la période.
4. Valider : le rapport s'ouvre dans l'éditeur.

Ce qu'Odoo prépare. Le rapport n'est pas un document unique mais une arborescence de sections, déjà structurée par le modèle et récapitulée par un bloc Index en tête :

Section	Ce qu'elle porte
Attestation	La déclaration signée du dirigeant ou du comptable.
Bilan et Compte de résultat	Les états financiers de l'exercice.
Annexes	Le corps du rapport, subdivisé : préambule, principes et méthodes comptables, immobilisations, inventaire, ressources financières, informations contextuelles, situation financière, performance, fiscalité.
Documents justificatifs	Les pièces à joindre au dossier.

1. Ouvrir chaque section et la compléter : commentaires de gestion, faits marquants, explications des variations.
2. Insérer les états financiers dans le corps du texte, ou joindre des documents existants.
3. Ajouter un article crée une section supplémentaire ; Charger un modèle insère une structure préétablie.
4. Partager diffuse le rapport, en lecture ou en édition.

Multidevise

Vérifier la devise de la société. Le bloc Devises des paramètres porte la Devise principale, celle dans laquelle la comptabilité est tenue.

Activer les devises employées. Le lien Devises du même bloc ouvre la liste : y activer celles dans lesquelles vous facturez ou achetez. Une devise inactive n'est proposée nulle part.

Tenir les taux à jour.

1. Cocher Taux de change automatiques.
2. Choisir le Service qui fournit les cours : la Banque centrale européenne pour une société de la zone euro.
3. Régler l'Intervalle : Manuellement, ou une périodicité automatique.
4. La date de Prochaine exécution indique quand le prochain relevé aura lieu ; l'icône en regard le déclenche immédiatement.

Les documents sont saisis dans leur devise d'origine et convertis dans la devise de la société pour la comptabilité. Les écarts de change constatés au règlement sont enregistrés automatiquement sur les comptes prévus à cet effet.

Multi-sociétés

Lorsque plusieurs entités coexistent dans la base :

• chaque société dispose de son plan comptable, de ses journaux et de ses séquences ;
• les droits d'accès des utilisateurs déterminent les sociétés visibles ;
• les opérations entre entités peuvent générer automatiquement les documents miroirs : la facture de vente d'une entité créant la facture d'achat de l'autre.

Clôturer l'exercice

Le menu Révision de la Comptabilité rassemble les outils de clôture. Il est organisé dans l'ordre où l'on s'en sert.

1. S'assurer que tout est saisi.

1. Ouvrir Comptabilité › Révision › Contrôle › Écritures comptables et remplacer le filtre Comptabilisé par Non comptabilisé : les brouillons restants apparaissent.
2. Les traiter ou les supprimer. Un brouillon oublié fausse les états sans se signaler ailleurs que par le bandeau d'avertissement.
3. Ouvrir Comptabilité › Révision › Contrôle › Audit du journal : l'état recense les écritures journal par journal, ce qui permet de repérer une période creuse ou une saisie manquante.

2. Constater ce qui chevauche l'exercice. Les intitulés Achats et Ventes du même menu signalent les décalages entre les flux physiques et les flux comptables :

État	Ce qu'il révèle
Facture à recevoir	Des marchandises reçues dont la facture fournisseur n'est pas arrivée. Il faut constater la charge sur l'exercice.
Facturé, non reçu	L'inverse : une facture enregistrée pour des marchandises non réceptionnées.
Factures à émettre	Des livraisons faites qui n'ont pas encore été facturées. Le produit revient à l'exercice.
Facturé, non livré	Une facturation en avance sur la livraison.

3. Passer les écritures de régularisation. Sous l'intitulé Écritures de régularisation du menu Révision de la Comptabilité figurent trois états, qui ne se traitent pas de la même façon.

État	Ce qu'il faut en faire
Devises latentes	Il constate les écarts de change non encore réalisés sur les soldes en devise. Le bouton Écriture d'ajustement passe la régularisation ; il est toujours disponible.
Produits constatés d'avance et Charges constatées d'avance	Ils recensent les produits et les charges à rattacher à un autre exercice. Le bouton Générer une écriture n'apparaît que si la génération est réglée sur Manuellement & groupées dans les paramètres.

4. Traiter les immobilisations. Dans Comptabilité › Révision › Inventaire › Tableau d'amortissement, l'état récapitule les dotations de l'exercice ; Analyse des emprunts, au même endroit, en donne les échéances.

5. Rapprocher et lettrer. Rapprocher l'intégralité des comptes bancaires (voir la section 14.3), puis lettrer les comptes de tiers et justifier les soldes restants à l'aide du Grand livre partenaires.

6. Justifier compte par compte. Comptabilité › Révision › Audit › Dossiers de travail ouvre les dossiers de révision. Chaque dossier porte l'exercice contrôlé et suit l'avancement compte par compte, par un statut à quatre valeurs :

Statut	Ce qu'il indique
À revoir	Le compte n'a pas encore été justifié.
Revu	Le solde a été justifié par la personne qui tient les comptes.
Supervisé	La justification a été contrôlée par un second regard.
Anomalie	Un écart a été relevé et reste à traiter.

C'est l'outil qui matérialise la revue des comptes : là où les étapes précédentes produisent des états, celle-ci trace qui a justifié quoi, et distingue la justification de sa supervision.

7. Arrêter les comptes.

1. Éditer les états financiers définitifs depuis le menu Analyse de la Comptabilité.
2. Ouvrir Comptabilité › Comptabilité › Clôture › Dates de verrouillage… et poser la Tout verrouiller à la fin de l'exercice.
3. Après dépôt des comptes, revenir au même endroit et poser la Verrou définitif.

Le détail des cinq verrous et de leurs effets est donné à la section 14.5.2.

Articulation avec les autres applications

• Ventes : les commandes confirmées génèrent les factures clients.
• Achats : les commandes et réceptions alimentent les factures fournisseurs.
• Inventaire : les mouvements de stock produisent les écritures de valorisation.
• Projet : les temps passés alimentent les coûts analytiques et la facturation.
• Paie : les bulletins génèrent les écritures de charges de personnel.