Gestion des achats

L'application Achats couvre le cycle d'approvisionnement complet : consultation des fournisseurs, commande, réception, contrôle et paiement des factures. Elle s'articule avec l'Inventaire pour les mouvements de stock et avec la Comptabilité pour les écritures.

Configurer les achats

Paramètres généraux

1. Ouvrir Achats › Configuration › Paramètres.
2. Régler les options selon vos procédures internes : - Verrouiller les commandes confirmées : empêche toute modification après confirmation ; - Rappel de réception : relance automatiquement les fournisseurs avant la date prévue ; - Conventions d'achat : formalise des conditions négociées sur une période, et des modèles de commande réutilisables ; - Alternative d'achat : permet de consulter plusieurs fournisseurs pour un même besoin, en reliant les demandes de prix entre elles pour les comparer ; - Avertissements : affiche un message à la saisie d'une commande pour un fournisseur ou un produit donné ; - Validation du bon de commande : soumet à approbation les commandes dépassant un Montant minimum.
3. Enregistrer.

Le bloc Logistique regroupe deux options qui relient les achats aux ventes. Il n'apparaît que si l'application Ventes est installée.

Réapprovisionner sur commande

L'option Réapprovisionner sur commande (MTO) déclenche l'approvisionnement à la confirmation d'une commande client, plutôt qu'en reconstituant un stock. Chaque vente engendre directement l'opération qui lui correspond, et les documents restent liés entre eux.

Elle convient aux articles qu'il serait coûteux ou inutile de stocker : produits sur mesure, références onéreuses, articles à rotation lente ou périssables.

Livraison directe par le fournisseur

L'option Dropshipping fait expédier la marchandise du fournisseur au client, sans passage par vos entrepôts. À la confirmation d'une commande client, Odoo établit une demande de prix dont l'adresse de livraison est celle du client.

Comme la précédente, elle s'applique ensuite produit par produit. Elle se combine d'ailleurs avec elle : la livraison directe est une manière particulière de réapprovisionner sur commande.

Politique de contrôle des factures

Elle détermine la quantité qu'Odoo reporte sur la facture fournisseur : celle qui a été commandée, ou celle qui a été effectivement reçue.

Ce réglage ne se fait pas dans les paramètres de l'application mais sur chaque produit, dans l'onglet Achats de sa fiche, par le champ Politique de contrôle :

• Sur base des quantités commandées : la facture reprend la quantité du bon de commande, que la marchandise soit arrivée ou non ;
• Sur base des quantités reçues : la facture ne reprend que ce qui a été réceptionné.

Ce qui fait d'un contact un fournisseur

Odoo ne comporte pas de case "est un fournisseur" ni de case "est un client". Un contact unique sert aux deux rôles, et rien n'empêche qu'il les tienne tous les deux : un transporteur qui vous facture peut vous acheter du matériel réformé.

La distinction repose sur deux compteurs portés par la fiche : le rang fournisseur et le rang client. Le menu Achats › Commandes › Fournisseurs n'affiche pas une catégorie de contacts, il filtre ceux dont le rang fournisseur est supérieur à zéro. Le menu des clients procède de la même façon avec l'autre compteur.

Ce sont bien des compteurs, non des indicateurs : un fournisseur avec lequel vous travaillez depuis des années porte un rang élevé, un fournisseur ponctuel un rang de un. Odoo s'en sert pour proposer en premier les partenaires les plus sollicités.

Renseigner les conditions fournisseur

1. Ouvrir Achats › Commandes › Fournisseurs ou l'application Contacts.
2. Ouvrir la fiche du fournisseur.
3. Dans l'onglet Ventes & Achats, colonne Achats, renseigner : - l'Acheteur chargé du compte, repris par défaut sur les commandes ; - les Conditions de paiement applicables aux factures reçues ; - le Mode de paiement habituel ; - la Devise du fournisseur si elle diffère de celle de la société ; - le Rappel de réception et le nombre de Jours avant réception, pour relancer automatiquement avant la date prévue.
4. Enregistrer.

Grouper les demandes de prix

Le champ Grouper les demandes de prix détermine si plusieurs besoins adressés au même fournisseur donnent lieu à un document unique ou à des documents distincts :

Valeur	Effet
Sur commande	Les besoins sont regroupés, sauf ceux issus d'un réapprovisionnement à la commande, qui restent liés à leur vente.
Quotidien	Regroupement des besoins dont l'arrivée est attendue le même jour.
Hebdomadaire	Regroupement à la semaine. Un champ Jour de semaine fixe le jour de référence.
Toujours	Un seul document, quelles que soient les dates attendues.

Mesurer la ponctualité

Le bouton intelligent Taux dans les temps de la fiche fournisseur indique la part des quantités reçues à la date promise, sur les douze derniers mois.

Associer les fournisseurs aux produits

1. Ouvrir la fiche produit.
2. Sélectionner l'onglet Achats.
3. Cliquer sur Ajouter une ligne et renseigner, pour chaque fournisseur : - le Fournisseur ; - le Prix unitaire, la devise et la Remise (%) éventuelle ; - la Quantité à partir de laquelle ce tarif s'applique ; - le Délai d'approvisionnement, en jours ; - le Nom du produit du fournisseur et son Code du produit du fournisseur.
4. Enregistrer.

Le détail de chaque champ est donné à la section 9.3.2.1.

Commander

Créer une demande de prix

1. Ouvrir Achats › Commandes › Demandes de prix.
2. Cliquer sur Nouveau.
3. Sélectionner le Fournisseur : ses conditions de paiement s'appliquent automatiquement.
4. Vérifier la date d'Arrivée prévue.
5. Ajouter les produits, ligne par ligne, avec les quantités souhaitées. Le prix et le délai proviennent de la fiche produit lorsque le fournisseur y est référencé.
6. Enregistrer.
7. Cliquer sur Envoyer une demande de prix pour transmettre la demande au fournisseur.

Faire calculer les quantités à commander

Plutôt que de saisir les quantités à la main, Odoo peut les proposer à partir de la consommation observée sur une période de référence. La méthode convient aux achats réguliers dont la demande est relativement stable : consommables, composants standards, matières courantes.

1. Créer une demande de prix et sélectionner le fournisseur.
2. Cliquer sur le bouton Catalogue, sous les lignes de commande.
3. Dans le panneau latéral, activer Suggérer et régler les trois paramètres : - Réapprovisionner pour : le nombre de jours de consommation à couvrir ; - Basé sur : la période de référence : Prévu, 7 derniers jours, 30 derniers jours, 3 derniers mois, 12 derniers mois, Même mois l'année dernière ou le trimestre correspondant de l'année précédente ; - le facteur de correction, exprimé en pourcentage : 100 pour reconduire la consommation observée, 120 pour anticiper une hausse de 20 %.
4. Odoo affiche la quantité suggérée pour chaque produit du catalogue de ce fournisseur, et le Total estimé au pied du panneau.
5. Ajuster les quantités si nécessaire, puis fermer le catalogue : les lignes sont reportées sur la demande de prix. Le bouton Tout ajouter reporte d'un geste toutes les quantités suggérées.

Confirmer la commande

1. Ouvrir la demande de prix.
2. Ajuster les prix et les délais selon la réponse du fournisseur.
3. Cliquer sur Confirmer la commande.

La demande devient un bon de commande. Un bon de réception est automatiquement créé dans l'Inventaire, accessible par le bouton intelligent Réception.

Réceptionner

Valider une réception complète

1. Depuis le bon de commande, cliquer sur le bouton Réception.
2. Contrôler les produits et les quantités annoncées.
3. Cliquer sur Valider.

Les quantités entrent en stock et le bon de commande passe au statut de réception effectuée.

Traiter une réception partielle

1. Ouvrir le bon de réception.
2. Dans la colonne des quantités, saisir ce qui a réellement été livré.
3. Cliquer sur Valider.
4. Dans la fenêtre proposée, choisir de créer un reliquat.

Odoo génère un second bon de réception portant les quantités manquantes, qui reste en attente jusqu'à la livraison complémentaire.

Contrôler et payer les factures fournisseurs

Charger la facture reçue

La facture part du document envoyé par le fournisseur, et non d'un brouillon vierge.

1. Ouvrir le bon de commande confirmé.
2. Cliquer sur Charger la facture et sélectionner le fichier reçu : PDF ou image.
3. Odoo crée une facture brouillon reprenant les lignes de la commande, avec le document du fournisseur joint au dossier.
4. Renseigner la Référence facture (le numéro porté par le document du fournisseur) et contrôler la Date ainsi que l'Échéance calculée.
5. Comparer ligne à ligne les prix et les quantités avec le document joint.
6. Cliquer sur Confirmer.

Saisir une facture sans document numérique

Lorsque la facture arrive par un autre canal, ou couvre plusieurs commandes à la fois :

1. Ouvrir Comptabilité › Fournisseurs › Factures fournisseurs et cliquer sur Nouveau.
2. Désigner le fournisseur.
3. Dans le champ Saisie automatique, choisir le bon de commande à reprendre. Les lignes se remplissent seules.
4. Répéter l'opération pour rattacher une seconde commande à la même facture.

Enregistrer le paiement

1. Ouvrir la facture fournisseur, à l'état Comptabilisé.
2. Cliquer sur Payer.
3. Renseigner le montant, la Date de règlement, le Journal bancaire et le Mode de paiement.
4. Cliquer sur Créer un paiement.

Le Montant dû affiché au pied de la facture suit les règlements enregistrés : il tombe à zéro lorsque la facture est soldée.

Pour régler plusieurs factures d'un même fournisseur en une seule opération, passer par Comptabilité › Fournisseurs › Paiements.

Automatiser le réapprovisionnement

L'écran de réassort

Inventaire › Opérations › Approvisionnement › Réassort réunit tout ce qui manque : les produits dont le stock prévisionnel est insuffisant, et la quantité qu'il faudrait commander pour y remédier.

Chaque ligne indique le stock Disponible, la Prévision compte tenu des commandes en cours, les seuils Min et Max s'il en existe, et la quantité À commander calculée.

Le champ Horizon de la barre latérale règle la profondeur d'analyse : à trois cent soixante-cinq jours, l'écran tient compte de tous les besoins connus de l'année ; réduit à trente jours, il ne montre que l'urgence immédiate.

Traiter une ligne

Trois actions figurent au bout de chaque ligne, et ne portent que sur elle.

Action	Effet
Commander	Lance l'approvisionnement pour cette ligne seulement : une demande de prix si le produit est acheté, un ordre de fabrication s'il est produit. La ligne disparaît de l'écran, le besoin étant couvert.
Automatiser	Fait de ce besoin ponctuel une règle permanente, puis lance l'approvisionnement. Le produit sera désormais surveillé en continu, sans repasser par cet écran.
Reporter	Masque la ligne jusqu'à une date choisie. Le besoin n'est pas traité, seulement écarté de la liste, utile pour un produit dont on sait le réapprovisionnement déjà engagé par ailleurs.

Fixer une règle permanente

Un produit dont la consommation est régulière gagne à être surveillé en continu plutôt qu'examiné à chaque passage sur l'écran de réassort.

1. Ouvrir Inventaire › Opérations › Approvisionnement › Réassort.
2. Cliquer sur Nouveau.
3. Renseigner : - le produit concerné ; - le seuil Min, en dessous duquel le réapprovisionnement se déclenche ; - le niveau Max, à atteindre lors du réapprovisionnement.
4. Afficher la colonne Déclencheur par le sélecteur de colonnes, à droite de l'en-tête du tableau : elle est masquée par défaut.
5. Basculer le déclencheur de Manuel à Automatique.
6. Enregistrer.

Analyser les achats

Rapport d'analyse

C'est l'outil d'analyse des achats, disponible sur toute base où l'application est installée.

1. Ouvrir Achats › Analyse › Achats.
2. Croiser les données par fournisseur, produit, catégorie ou période, à l'aide de Regrouper par.
3. Basculer entre vue graphique, vue croisée dynamique et vue liste selon le besoin.

Les mesures disponibles couvrent le montant acheté, les quantités commandées et reçues, le délai de confirmation et le délai de réception. Croisées avec un regroupement par fournisseur, elles donnent la lecture la plus utile : qui pèse le plus dans les dépenses, et qui tient ses délais.

Indicateurs à suivre

• Délai moyen de livraison par fournisseur et respect des délais annoncés.
• Écart entre le prix négocié et le prix facturé.
• Concentration des achats : part des dépenses réalisée avec les principaux fournisseurs.
• Taux de conformité des livraisons.

Sous-traiter une opération

Lorsque tout ou partie d'une fabrication est confiée à un tiers, la sous-traitance combine les applications Achats, Inventaire et Fabrication : les composants sont envoyés au sous-traitant, le produit transformé est reçu comme un achat classique. La mise en œuvre complète est décrite au chapitre 17.

Bonnes pratiques